6《会议管理》课件 第六章.pptx

8《会议管理》课件 第八章.pptx

第八章会议规则与会议组织实例,会议规则,一,会议规则的含义,会议是有目的,有组织地商议事情的集会,不能想怎么开就怎么开,想谁参加就谁参加,但凡正式会议,除了遵守国家的各项法律法规外,必须有一个会议规则,会议规则是约束会议召开办法的规范,有了,

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1、第六章会间服务工作,会议主持工作,报到与签到,报到工作,报到是指与会者持会议通知和有关证件到会议报到处签到并填写个人信息表，办理缴费、食宿登记等手续，领取会议文件的工作过程。,查验有关证件,住宿安排,预收费用,分发会议文件,与会人员信息登记,与会者到达报到处后，会务工作人员要认真查验与会者的身份证件、会议通知、单位介绍信、票证以及其他相关证件。查验的目的是确认与会者的与会资格，确保会议的安全。,会议如召开一天以上，都涉及住宿问题。会议住宿一般有两种办理方式：一是会议住宿由会务组统一安排。这种方式会务组工作量比较大，要考虑与会者的身份和要求、收费以及房间安排、与宾馆结算等问题。二是会议住宿由会务

2、组与宾馆事先约定，由个人在会议所在宾馆自行登记，会务组不介入个人住宿，只需宾馆协助登记与会者的房间号，便于会议期间联系。,会议文件在会前准备时已经装袋备用，在与会者信息登记完成之后，会务工作人员要将会议文件发至与会人员手中，以保障会议文件的准确发放。会议文件如有保密级别，应特别制作保密文件签领表，专门登记发放和清退，以保障会议文件的安全。,有些会议需要与会者支付会务费、食宿费、资料费等，这类会议报到时须安排专门的财务人员现场收费并开清收讫。,登记信息即是请与会者在登记表上填写个人有关信息，如姓名、年龄、单位、职务、职称、联系地址、联系电话、电子邮箱等。信息登记可以帮助统计与会人员人数，了解与会

3、者的具体情况，以便做好会议期间的各项服务工作。在会议结束前，会议登记表还可根据需要编制成通讯录，发放给所有与会者。,签到工作,签到是指与会人员进入会场之前，要在事先准备好的簿、表上签上与会者姓名，表示到会的工作过程。,签到与报到有联系又有区别：一般小型会议会期短，无须集中接待，报到与签到同时、同场合进行；大型会议或隆重的、具有纪念意义的、保密的会议，会期长，会议活动多，需要集中接待，报到与签到有先后之分，有些还在不同场合。与会者开会进入会场时则在会场门前签到。有些重要会议或保密会议，与会者在每场会议入场前均要求签到。在一些法定性会议上，签到是一种法律行为。,会议签到是一项重要的会中会务工作，其

4、作用有：一是及时、准确统计与会人员人数，以便确定会议决议、表决和选举的有效性；二是庆典仪式、纪念性活动用签到簿签到，这样可以珍藏，留作永久纪念；三是检查会议缺席情况；四是对于法定性会议，签到作为第一手记录，具有凭证的作用和法律效用。,会议记录,会议记录的含义与特点,会议记录是如实记录会议的与会情况、报告和讲话、会议决议等内容的一种应用性文体，是会议实况的真实反映，是当次会议的历史的、原始的档案。一份完整、简洁、条理清楚的会议记录，可以提供会议活动的原始信息，为形成和编写会议纪要和会议简报打好基础，为帮助会务工作人员会后更好地传达会议精神，使会议的各项决议能在今后的工作中得到充分贯彻和执行提供依

5、据。同时还为以后检查会议决议的执行情况提供依据。,技术性,为更快更准完成任务，会议记录可借助速记技术以及其他现代化手段进行辅助。运用技术，保障了会议记录的安全、快捷、全面和准确，提高了会议记录的质量。,会议记录的时间性强，这一方面体现在记写过程的时间性，也体现在会后形成会议正式文件的时间性。会议记录是一种即时记写的活动，是贯彻会议精神的基础需要及时整理出来。,会议记录的内容,会议记录的方法与要求,记录时有言必录，对会议的全过程、所有发言人的发言、发言过程中的插话、会场情况等做原原本本的记录。详细记录用于重要会议，并要求会议记录人员掌握熟练的速记方法。,摘要记录法即除了会议概况必须详细记录之外，

6、只需记录会议的议题、议程、发言人姓名、发言的重点和要点、决议情况等的记录方法。摘要记录法适用于一般事务性会议，要求记录人员应当在充分掌握会议内容、议题的轻重、发言人的发言宗旨与意图的情况下方可使用这种方法。,详细记录法,可使用现代速录设备进行速记，或由几个记录人员同时记录，会后共同核对整理，每个记录人员都在整理稿上签字。如领导同意，也可以使用录音的办法，会后根据录音整理。,摘要记录法,简易记录法,会议记录的方法与要求,快速注意力集中、反应迅速、判断准确规范用签字笔记录，会后要及时核对、整理、誊清并签字,真实高度的责任心和良好素养,完整完整记录，不要遗漏,简洁以清楚而简洁的形式将会议内容表达出来,会议记录的格式,会议选举与表决,选举与表决,会议选举活动是各级各类法定性会议的重要内容，包括候选人的推荐和确定、选举人的登记和审查、选举活动的安排和实施、选举结果的统计和公布等一系列工作。表决是指具有表决权的会议成员通过投票、举手等方式对特定的事项表达赞同、反对、弃权意志的行为过程，是通过决议或决策所使用的一种民主方式。选举和表决是现代社会的两种民主形式。通过会议选举和表决可以极大地提高群众的主