7《会议管理》课件 第七章.pptx

11《会议管理》课件 第十一章.pptx

第十一章会议产业,会议市场,互联网对会议产业的影响,会议产业的含义与特点,中国会议产业大会,会议产业的特点,市场经济的发展促使很多个人和组织为如何进行信息交流,宣传自己,推销商品,建立广泛的联系而寻找确实有效的途径,会议作为面对面的双向或多,

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1、第七章会议评估与会后落实工作,会议总结,会场善后工作,会议结束后，除了会议送站等服务工作之外，还有一些零碎的后续工作，这些工作虽不像会前、会间工作那样直接对会议产生影响，但正是会后这些细节的操作，才真正体现会议管理的水平。会后工作做得好，会议才称得上圆满结束。会场善后工作是把会中的讨论决定布置下去贯彻执行的先决条件。,5.归还会场钥匙或结算租借会场费用。,会议文件的清退与立卷归档,会议文件清退的含义,文件清退是指将办毕的文件经过清理，退还给发文机关或指定部门的一系列工作。会议结束后，要及时做好文件清退工作。一个大中型会议，由会务组带到会场发放的文件和会议期间产生的文件很多，要求会务工作人员按“

2、文件领用表”登记的情况，点清剩余份数，做到剩余份数与登记表统计数相符。对于机密文件以及事先讲明收回的文件，要及时清退收回，逐份核对，经过清点、装袋、捆扎、装车等程序，将文件运回单位。,（1）根据会议文件清单清退。有些文件需要与会人员所在单位文书部门保管，这种情况需要会议主办单位向参加会议的单位发出一份 会议文件清单，详细列出会议所发放的文件目录，通知与会人员所在单位文书部门及时收缴登记，统一管理。与会人员应当主动将文件交给文书处理部门登记。（2）小型内部会议，人数少，人员熟悉，可以在会议主持人宣布会议结束时提出将会议文件退回的要求，也可安排秘书人员在会场门口收集，及时清点，保证如数清退。（3）

3、大中型会议清退文件，应事先制订文件清退目录发放到与会人员手中，可先按小组收集，再交大会会务组。（4）工作人员手中的文件，可采取按清退目录和工作组限时缴交的办法。（5）机密文件清退应在会议结束前收回。发放机密文件时，应当在文件上标明“会后收回”的字样。,会议文件清退的范围与时机,会议文件的立卷归档,收集归纳会议文件,会议结束后，需要对会场发放的文件和会议期间形成的文件进行整理、归纳，立卷归档。需要收集的会议文件有以下种类：,（1）关于召开会议的请示与上级批示。（2）提交会议审议批准的文件。比如发展规划、报告、预算方案、行政法规、决议草案、章程修改案等。（3）召开会议使用的文件。比如开幕词、闭幕词

4、、领导讲话稿、大会发言材料等。（4）会议参考性文件。比如调查报告、统计报表、研究报告等。（5）会议管理性文件。比如会议通知、日程安排、议程安排、会议须知、与会人员名单、保密规定、票证、签到簿等。（6）会议宣传文件。比如会议纪要、新闻报道、广告等。（7）会议记录与交流性文件。比如会议记录、会议简报。（8）会议照片、录音、录像等记录性文件。,会议文件立卷归档,（1）可以保持会议文件之间的历史联系，便于今后查找和利用。（2）可以保持会议的真实面貌，反映会议的客观进程。（3）可以保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。（4）保证了会议秘书工作的专业性和连续性，为进一步规范文书档案工作奠定了基础。,立

5、卷，是按照一定原则和方法，将已处理完毕的、有保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷的一项专项业务工作。它是会议文书处理程序的终点与归宿。归档，是指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。会议文件的立卷归档就是按文件的各类特征，将已经处理完毕的、有保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷，交档案室保存的工作过程。,含义,意义,会议文件立卷归档,立卷方法立卷方法一般按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物等特征归纳组卷，可按其中一种特征组卷，也可同时按几种特征结合使用，不同类型的文件采用不同的立卷方法。会议文件基本上按文件的作者特征立卷。大型会议的文

6、件可一会数卷，一般会议的文件可一会一卷，同一内容的几个会议文件也可合立一卷。,立卷的工作程序,04,03,02,01,收集资料这是立卷工作的第一步，要按照会议文件立卷范围将会议中形成的所有文件、资料及时完整地收集起来。,鉴别整理检查收集的文件资料是否齐全，未收集的找出原因和渠道尽快收集，对已经收集来的文件则要鉴别其价值，决定留存。,分类归卷对鉴别的有价值的会议文件进行大体分类。可按会议请批类、会议决议类、会议程序类、会议管理类、会议宣传类、会议交流类、会议记录类几种进行分类。,组卷将同一类问题的会议文件集中组织立卷。,立卷的工作程序,09,08,07,06,05,10,卷内文件编目组卷完成后，在卷内会议文件上加盖编目章，编目包括卷号、顺序号，以卷为单位标注页码，把每份文件在卷内的位置固定下来。然后按顺序填写卷内目录，对没有标题的会议文件要补拟标题。,填写卷内文件备考表就是对卷内会议文件作必要说明。如对会议文件的来龙去脉、形成过程、文件的重要程度、卷内文件变动情况等作说明。立卷人员、审核人员要签注姓名和立卷时间。,拟定案卷标题即对本卷宗命名，拟定一个能反映会议名称和主要内容的标题，以便日