5《会议管理》课件 第五章.pptx

《交际语言学（第二版）》课件第一章 交际语言学的历史源头.pptx

第一章交际语言学的历史源头,第一节西方源头第二节中国源头,2,概要,3,第一节西方源头,语言是人类最重要的交际工具,它的主要功能是通过口头或者书面形式传递交际者的信息,交际语言学是一门研究言语包括部分非言语交际的现象和规律的学科,研究对象包,

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1、第五章会前准备工作,生活服务准备,会议材料准备,会议材料的含义与特点,会议材料指的是为了实现会议目标、满足会议需要、保证会议效果，用于传达会议任务、记录会议情况、反映会议要求、体现会议精神的文字材料。准备会议材料是会议准备工作的一项重要内容，准备是否充分到位直接关系到会议能否紧凑高效、进展顺利，能否取得圆满成功。大中型会议一般由文秘工作者或会务工作机构的文件组负责起草会议文件。小型或日常会议，主要由各职能部门准备文件，有的会议不必起草文件。,会议材料类型,（1）会前发放的，如会议通知、会议议程、会议日程、上级指导性文件、会议须知、参会证件等，以让与会者了解会议基本信息（时间、目的、内容、要求等

2、）为主。,（）会中使用的，如主持词、讲话稿、责任状、工作报告等，以向与会者说明会议目的和重要性、明确方向、提出具体措施为主。,会议材料类型,会议参考文件为与会者提供的用于交流和参考的背景资料。会议宣传文件供发布会议消息、记载和传达会议情况使用的文件。会议管理文件供与会者查阅和使用的管理文件和证件资料等。,会议主题文件阐述会议宗旨和要求或讨论通过的主旨文件,会议指导文件明确会议指导思想和起因缘由，提出会议目标和任务,会议程序文件说明会议有关安排顺序的文件,会前需要准备的材料内容,指的是为有关领导人在会上宣读而准备的一系列材料。这类材料有时由秘书或文件组起草初稿，交由领导审核后使用；有时则是由领导

3、亲自拟稿，此时往往需要秘书为领导收集并提供统计数据等基础材料。需要明确的是，提前准备好这类材料，并非为了让领导人在会上照本宣科，而是为了提示主体思路，约束内容范围，控制宣读时间，让领导人的致辞取得良好效果，让领导人提出的意见更有科学性、客观性和指导性。,准备会议材料的步骤,在搜集资料阶段，秘书可以查阅以前相关会议的记录和各类资料，向会务组织机构成员、与会者以及其他有关工作人员寻求信息、征求意见，作为筹备会议的参考。日常工作会议的文件和相关材料，主要由各职能部门起草准备。秘书部门应于会前一定时间通知有关部门报送会议文件，并根据领导意图和会议要求对文件内容和质量进行初审，再交有关领导审核，所有会议

4、文件必须经过批准后才可以发送给与会者。,准备会议材料的注意事项,01,领导的思想意图往往代表着一个单位、一级组织的意图，反映到会议上，就是会议的目标、任务和要求，每一个会议都有着鲜明的目的性。因此，在准备会议材料时，要力求准确、深刻、全面地领会上级的指示精神和本级领导的意图，明确会议的主旨和指导思想，把准会议的方向，有的放矢，将领导的意图具体化、深入化、文字化。,02,会议材料要体现会议主题，也要切合客观实际。因此，在准备材料的过程中，除了要吃透上情，还要摸准下情，充分调查研究，深入了解实际情况，广泛征求与会各有关单位、部门和人员的相关意见，集思广益，收集更为具体的、多向的、深层次的材料，为会

5、议形成科学的、正确的决策奠定基础。征求意见可以用发放征求意见稿的书面形式，也可以用召开座谈会的现场形式。,03,为了更好地服务材料的使用对象，会议材料的准备工作要尽可能从细节入手，考虑周到、全面，兼顾领导者、与会者各方的实际需求，兼顾会议的共性要求与材料使用对象的个性需求。如在分装数量较多的材料时，可以制作一份文件资料目录，标注页码，将所有文件资料按目录所示的顺序排好。一种是按文件性质分门别类；另一种是按在会议上使用的时间依次排放，再统一放在文件袋中，方便与会者查找和翻阅。又如在起草宣读类的材料时，在内容侧重和表达习惯上，应尽量符合宣读者的习惯风格，同时兼顾宣读的场合和听众的层次。,04,无论

6、哪一种类型的会议材料，都应具有可读性、可用性。从内容上看，要“实”，讲求质量，做到言之有物、信息量充足，力戒空话、套话和大话。从形式上看，要“简”，讲求效率，做到短小精悍、简洁明了，避免长篇累牍、层次不清。,05,会务工作人员不论认为会议材料准备得如何充分，也要将会议进展在头脑中进行预演，逐条逐项审视，防止内容缺漏；逐字逐句校对，确保文字准确；逐页逐份核查，避免印装失误。只有如此严谨负责、耐心细致和一丝不苟，才能把这项工作做得更好，避免出现任何差错。此外，材料准备在数量上、时间上都要留有一定的余地，既不能少发、漏发，更不能多发、滥发。按照与会者名单足额印制，保证与会者人手一份；按照会议的时限要求提前分发，保证与会者准备充分，也避免在会场上分发而干扰会议秩序。有些资料阅读量较大、要求较细时，要至少在会议前一周发给与会者。重要的发言，要事先印出发言稿分发给与会代表。需要清退的材料或保密性质的文件，要在分发时就编号、登记，并附上一份文件清退目录或清退要求的说明，防止因没有提前说明而造成重要资料和信息外泄,会场布置与座次安排,会议布置与布局,为满足会议的需要，确保会议的有序性，创设与会议性质和